Em vaig ficar en el tema de l’efectivitat personal per canalitzar els meus assumptes i obtenir una mica de claredat. Per fer-ho el millor va ser aplicar un sistema en la meva vida, en el meu cas va ser Getting Things Done (GTD).
Dins del sistema hi ha hàbits que tots duem a terme en la nostra vida diaria però no de forma formal, com una activitat independent. Una d’aquestes hàbits o activitats és el de decidir que fer amb els elements que arriben a les nostres mans.
Avui t’explico perquè és tan important decidir en l’economia del coneixement i com prendre aquelles petites decisions per donar un salt qualitatiu en la teva feina.
Decidir i fer
En la economia del coneixement en la que vivim hem canviat la productivitat per l’efectivitat. Sembla el mateix però hi ha un matís important. Mentre que en l'època industrial el valor que aportava un individu era només quantitatiu (quantes unitats produeixo) ara el valor és qualitatiu.
“Efectivitat és fer bé les coses correctes. Per saber quines són les coses correctes has de esbrinar-ho. En altres paraules, decidir-ho”.
La feina ja no és tant clara com abans. En temps pretèrits un feia un treball manual, per exemple ensamblar peces en una cadena de muntatge, que estava definit a la perfecció.
En el treball del coneixement hem de decidir que s’ha de fer. L’exemple és aquell email que trobes a primera hora d’un client. Al llegir-lo defineixes quines són les accions que et demana. Potser és informació de l’estat d’un projecte i al mateix temps un canvi sobre el que s’havia acordat prèviament.
En aquest últim cas has de consultar amb els teus companys d’equip o amb el supervisor si és possible, si és necessari passar un pressupost al client abans de fer-ho i comunicar-ho al client. Si t’hi has fixat compto quatre accions. Ara multiplica això per 20 durant tota la teva jornada laboral, vint situacions on cadascuna és diferents, potser amb petites variacions o diferents del tot.
Si agafessim un treballador d’oficina de mitjans segle XX i el portessim a avui en dia, es tornaria boig.
Ens hem acostumat a aquesta forma de fer i prenem aquest tipus de decisions menors en calent, a mesura que se’ns van plantejant. Quan parlo de decidir parlo de definir que s’ha de fer i ubicar l’acció en l’estat adient, ja sigui ser realitzada al moment, en espera o fer-ho tot de forma seqüencial…
El canvi d'hàbits del que parlo és convertir aquesta presa de decisions en un procés formal. Deixar de prendre decisions en calent per prendre-les en moments predeterminats durant la teva jornada i així economitzar la teva atenció i fer un millor ús del teu temps.
Safates d’entrada
Els nostres assumptes s’acumulen en “aparcaments”, Getting Things Done (GTD) els anomena safates d’entrada, com les del teu compte correu. Els elements van entrant i van quedan a l’espera de ser llegits i classificats (o eliminats). Si t’hi pares a pensar hi ha un munt de safates d’entrada a la teva vida, llocs on s’acumula la activitat, el mateix correu electrònic, correu convencional, la teva safata d’entrada sobre la taula del despatx, el teu bloc de notes, aplicacions varies, la teva bandolera o butxaca… No acabariem mai, la qüestió és que fer amb tots els elements accumulats al llarg del dia?
Fixar-te un moment per prendre decisions
Cal prendre decisions. Decisions a petita escala per saber què fer amb el que tens entre mans. Buidar tots els “aparcaments” et permetrà aclarir la ment i obtenir tranquilitat suficient per dedicar-te al 100% a resoldre.
T’ho imagines? Temps i atenció dedicada només a fer la teva feina de veritat. Sembla que no pugui ser.
El tracte és el següent: Mentre els assumptes estiguin sense aclarir a qualsevol dels teus “aparcaments” no t’hi dediques. Només dediques temps i atenció allò que ja has transformat en activitat.
Per fer-ho marca’t al teu dia un moment per buidar les teves safates d’entrada. Un moment al dia on realitzis la tasca pesada però necessària d’aclarir que fer amb cada element de les teves safates.
Parlo d’agafar cadascun dels items de la teva/es safates d’entrada, convertir-los en recordatoris “perfectes”. Quan els llegeixis sabràs exactament que has de fer, sense tenir que pensar.
Processar cada element ens ajuda a transformar l’element en acció, una o varies. És separar la decisió de la posterior execució. No vol dir que l’hagis de fer en aquest mateix moment només estàs aclarint que fer i fent emergir l’activitat.
“Reservat un moment al dia per processar i buidar les teves safates d’entrada”
Hi haurà safates que processaràs cada dia perquè s’omplen de forma continuada, com el teu correu, n’hi haurà d’altres que poden ser processades amb menys freqüència, sistemes on prenguis notes de forma ocasional, adreces de mail o apps secundàries. Les pots processar amb menys freqüència però les has de processar.
El fet de processar i prendre decisions per generar confiança en la forma d’actuar d’un mateix, la tranquilitat derivada d’aclarir que cal fer i disposar d’un mosaic amb tota l’activitat que tens que realitzar.
La secció de recursos hi ha una ampliació del hàbit de processar/transformar els elements de les teves safates d’entrada.
-