Com organitzar-te utilitzant llistes
I perquè necessites una alternativa a les llistes de tasques
Vull parlar-te sobre les llistes, sobre com organitzar-te amb llistes d’accions i introduir-te un nou concepte que he tret del llibre “Una mente extendida” de José Miguel Bolívar i Jordi Fortuny que m’ha fet volar el cap.
La meva intenció en aquest article és fer un recorregut per com crear les teves llistes d’accions, com evolucionar el concepte i arribar a una nova forma d’usar les llistes més enllà del que ens ensenya la “saviesa popular” i el que diu el senyor David Allen al seu mètode Getting Things Done (GTD).
Les llistes de tasques no funcionen
Hi ha una serie de coses que hem après des de petits sobre com organitzar-nos que no són res més que false friends, intuïcions mal enteses de com gestionar la nostra vida. La nostra efectivitat personal n’és plena però potser el cas més flagrant és com gestionem les llistes.
La forma més natural per recordar els teus temes pendents és anotar-los en una llista. El tema clau és com hi anotem els temes pendents. Sorpresa, la gran majoria de gent les omple de tasques.
Aquí ve el primer error. Una tasca és un concepte massa general i amorf: “Fer l’informe de ventes”, “Trucar Xavier”, “Portar cotxe taller”, al llegir-les potser et dóna una idea del que has de fer però cada cop has de pensar quina és l’acció física i visible a realitzar. Això és un mal negoci, si has de pensar quan consultes la teva llista de pendents afegeixes una fricció, el que porta a desenvolupar resistència a usar el teu sistema.
I és que com a treballador del coneixement has de saber - si no ho saps ja - que abans de fer has de pensar i decidir. Pensar i decidir que fer.
Per cada assumpte pendent s’ha de redactar el que a partir d’ara anomenarem un recordatori: Una acció física i visible que defineix amb precisió el que s’ha de fer. “Extreure les dades de vendes de l’aplicació informàtica”, “Trucar en Xavier per comentar la visita del proper divendres”, “Trucar al taller per demanar hora per la revisió”. Fent ho d’aquesta manera creés un recordatori intuïtiu i taxable: Saps que has de fer i et venen ganes de fer-ho.
“Un recordatori és una acció física i visible a realitzar”
Si un assumpte no quedarà enllestit amb un sol recordatori, podem anotar un segon recordatori en una llista anomenada Projectes/Resultats amb el resultat desitjat que ha de generar l’assumpte: “He entregat l’informe de ventes a direcció” o “El cotxe ha passat la revisió anual”.
La intenció és que un cop taxat el primer recordatori no oblidem el resultat que perseguim i així indicar la segona, tercera i tota la resta de recordatoris que facin falta.
Has vist que acaba de passar? D’una llista de temes pendents hem passat a dos: Pròximes accions i Resultats. S’acaba de desfer aquell antic esquema amb el que hem funcionat tota la vida, el de la llista de tasques per gestionar totes les nostres responsabilitats.
Organitzar les pròximes accions per contexts
David Allen en el seu sistema GTD defineix un conjunt de llistes a les que assignar els nostres recordatoris segons l’estat dels mateixos. Nosaltres ens quedarem amb la llista de de pròximes accions, la qual conte els recordatoris/accions de les accions més imminents a realitzar.
Pensa per un moment en totes les coses que has de fer, quants recordatoris pot haver-hi a la teva llista? Si tens una vida professional i personal intensa potser se’n van als 30,40,50… Una llista amb tants items no és gestionable, per tant el senyor Allen va introduir el concepte de context.
Un context és una subllista que permet segmentar la llista de pròximes accions. Cada recordatori s’assigna a una subllista que porta per nom el recurs necessari per realitzar-lo, ja sigui una eina, un lloc o una persona. Alguns títols de llista podrien ser #ordinador #smartphone, #despatxFeina, @gerent, @Maria…
Evidentment si no disposes del recurs, no tens accés a la persona, o no estàs a la ubicació indicada no podràs realitzar els recordatoris que conté la seva llista, per tant quedaran apartats i t’hauràs de centrar en els recordatoris del context actius.
Bé, hem passat de llistes de tasques, genèriques i que t’obliguen a pensar en que has de fer cada cop que les llegeixes, a un sistema segmentat de recordatoris precís i ben organitzat que et facilita saber que has de fer i escollir la teva següent acció. El salt qualitatiu és innegable.
Les llistes situacionals
El llibre “Una mente extendida” introdueix el concepte “Llista situacional”, un gir més a la llista de pròximes accions.
La llista de pròximes accions desapareix i és substituïda per un conjunt de llistes situacionals les quals poden ser vistes com una evolució del concepte “context”.
La qüestió és la següent, enlloc de crear llistes relacionades amb un recurs, una ubicació o una persona les crearem relacionant-les amb una situació; Llocs, moments del dia, ubicacions - més concretes -, persones i una combinació de tots els anteriors conceptes.
Augmentaran en nombre i seran més granulars - detallades - que els contextos.
Per exemple: #AlOrdinadorAPrimeraHora, #AlSortirDeLaOficina, #AlSofaDurantLaNit, #CapDeSetmana, #SortirAComprar, #SortidaCapDeSetmana, #trucades, #emailsIMissatges, @GerentReunioSetmanal, @Xavier, @ClientXXX…
Augmentarà la seva quantitat a canvi de una major precisió en l’execució de les teves accions/recordatoris. Més llistes però menys poblades, suma-li un redactat correcte i detallat dels recordatoris i obtindràs un sistema molt més intuïtiu per escollir que has de fer en cada moment.
-
Fa molts anys que treballo amb GTD i en els últims anys el concepte “context” m’ha grinyolat. Com organitzar les teves accions/recordatoris en un món amb connexió permanent a internet on treballes sempre en el mateix entorn, ja sigui amb ordinador o smartphone com a recursos generals?
He intentat definir els meus contexts utilitzant el nom d’aplicacions de software però és massa artificial, massa impostat. Cada cop que editava la meva llista de contexts hi havia quelcom que no em deixava satisfet.
Són les llistes situacionals la solució? Són una evolució i sembla més sòlida però sóc conscient que la brillantor de la novetat em pot encegar. Hi treballo, ho provaré amb intensitat i com sempre us ho aniré explicant en futures publicacions
Recursos
Si vols saber més sobre els context de GTD pots clicar aquí
Si vols saber més sobre el sistema de llistes de GTD pots clicar aquí
Aquí tens la referència al llibre “Una mente extendida” a Amazon | Casa del libro